Geld besparen door organizen? #praktijkverhalen 4


Papierberg van administratie
Ordenen administratie

Neem nu Jenneke: ik help haar met de administratie op orde brengen. Ze is een enorme creatieveling met oog voor veel bijzondere zaken in het leven maar heeft de grootste hekel aan belastingen, administratie en cijfers. Als we beginnen is het een voortdurend gepuf. Het is vervelend, ze wil niet en kan deze tijd wel nuttiger besteden. Jammer want dat kost bakken energie en vertraagt.
Met een krat gaan we het hele huis door en overal komen papieren tevoorschijn. Aan tafel maken we stapeltjes per onderwerp. Zowaar komen er kaarten tevoorschijn voor een voorstelling die kwijt waren geraakt en dus nieuw aangeschaft. In ongeopende brieven zitten rekeningen en aanmaningen. Eerst betalen, want wat gelijk kan ook gelijk doen! Dat lucht op.

To-do lijst

Waar wat mee moet komt op een to-do lijst die ik meegenomen heb.
Hier schrijven we ook op de in te voeren automatische afschrijvingen, want dat scheelt boetes, tijd en stress. Alles van eerdere jaren doen we in mappen met de oudste stukken onderop; dat kan in het bewaar-archief. De voorwaarden van allerlei diensten gaan in de papierbak want die zijn terug te vinden op internet en er is niets wat zo snel verouderd. Oude polissen kunnen ook weg, want de nieuwste telt alleen.

Nieuwsbrieven en tijdschriften organiseren

Die verouderen ook zeer snel, dus lezen, beste artikelen uitscheuren en wegdoen.
Bewaren heeft weinig zin want ook hier is bijna alles van terug te vinden op internet. Het kost best wat energie om dit los te laten, maar eenmaal in de papierbak lucht het toch op, meer zelfs als gedacht, want dit was ook weer zo’n last waarvan ze vond dat ze dat ooit nog eens door moest nemen.
We maken een Lezen-cassette en met daar in wat nog doorgenomen moet worden, en de rest kan weg of in het archief. We maken gelijk ook een cassette voor Doen en één voor opbergen. Op het to-do lijstje komen een aantal opzeggingen te staan; ik wijs haar op een standaardbrief op internet. Er is ook een site waar je van alles op kunt zeggen op internet zelf.

Bewaararchief

Als alles uitgezocht is besluit Jenneke dat het archief uit het zicht kan in de logeerkamer en de cassettes in de werkkamer kunnen op het bureau. Post gaat nu elke keer geopend worden en in een van de drie tijdschrift-cassettes en eens per week wordt er een half uur uitgetrokken voor het wegwerken hiervan.
Het to-do lijstje wordt bekeken, dingen worden weggewerkt en kunnen af gekruist.
Wat een opluchting en wat is er een hoop opgeruimd . Jenneke heeft enorme zin om nog meer uit te zoeken maar ik raad haar aan het bij de geplande tijd te houden zodat het niet tegen gaat staan na verloop van tijd.

Mail-contact

Via mail-contact blijf ik op de hoogte van haar vorderingen en nieuwe routines.
Veel succes Jenneke en als je even een oppepper nodig hebt kun je me gerust bellen of mailen, maar ik denk dat je het prima kan en als je bij een dip terug denkt aan hoe we zijn gestart en dan gaat het zeker lukken.

Is er geld bespaart?

Nou en of, zoals je gelezen hebt en dat is eigenlijk altijd het geval, en daar mee is ook tijd en energie gewonnen!

Lees ook:   praktijkverhaal over foto’s,  administratie op orde

print